Если вы хотите стать участником выставки и  забронировать стенд или время на участие в деловой программе, вам необходимо ознакомиться с Правилами участия, которые помогут вам при подаче необходимых документов.

Полный пакет всех  Приложений и Договора вам вышлет Менеджер мероприятия.

 

 

1. 1. ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

 

Устроитель – ООО «ВЦ «Ростов Экспо» – организует Мероприятия: форумы, выставки, конгрессы, симпозиумы, научно-практические конференции, семинары и др. (далее — Мероприятия).

Для участия в Мероприятии Организация (в дальнейшем «Заказчик») подает Заявку на участие в письменном виде, по установленной Устроителем форме, за подписью и печатью руководителя. Подписывая Заявку на участие, Заказчик признает свое согласие с условиями участия в данном мероприятии, описанными в «Условиях участия Ростов Экспо».

 

Заказчик вступает в договорные отношения с Устроителем на основании: 

— Договора, заключенного между Устроителем и Заказчиком на участие Заказчика в Мероприятиях; 

— Приложений, являющихся неотъемлемой частью Договора (Приложения подписываются обеими сторонами, включают, кроме прочего, наименование, дату и место проведения конкретного Мероприятия, тарифы, сроки и условия оплаты услуг) (в дальнейшем – «Приложения»);

— «Условий участия Ростов Экспо». 

 

При заказе выставочной площади (стенда) на Мероприятии, пожелания Заказчика по месторасположению и размерам стенда учитываются Устроителем по мере возможности. Заказчик получает право на согласованное с Устроителем конкретное место расположения стенда только после подписания Договора и соответствующего Приложения обеими Сторонами, оплаты регистрационного взноса и авансового платежа в соответствии с условиями оплаты, указанными в Приложении. Устроитель оставляет за собой право, по техническим или организационным причинам, менять место расположения и размеры стенда Заказчика, о чем его своевременно информирует.

 

Заказчик имеет право за отдельную плату размещать на выделенной ему площади других участников (в дальнейшем — «Со-экспоненты»).

 

Несвоевременный заказ или оплата Заказчиком дополнительных услуг могут привести к увеличению стоимости работ «за срочность» (до 100% от стоимости услуг), либо неполное их выполнение из-за отсутствия времени и возможности. 

 

Заказчик обязан подписать в последний день Мероприятия Акт приемки-сдачи выполненных услуг, являющийся неотъемлемой частью Договора, или предоставить мотивированный отказ от его подписания. Акт предоставляется Заказчику на подпись Устроителем на Мероприятии в двух экземплярах. В случае неподписания Заказчиком Акта и непредставления им мотивированного отказа от его подписания в установленный срок услуги считаются принятыми Заказчиком без замечаний. Претензии, направленные Заказчиком после наступления момента, когда услуги считаются принятыми, Устроителем не рассматриваются. Все претензии должны быть оформлены в письменном виде и содержать в себе: ссылку на номер и дату Договора или Приложения к Договору, предмет претензии (описание недостатков оказанных услуг), требование Заказчика

 

1. 1. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ И СРОКИ ОПЛАТЫ

 

Оплата участия в Мероприятии производится по тарифам, указанным в Приложении, в сроки и на условиях, указанных в Приложении. 

Предоставление Заказчику услуг гарантируется только при соблюдении всех установленных сроков и размеров платежей.

Стоимость участия в Мероприятии состоит из стоимости предоставления необорудованной (оборудованной) площади, регистрационного взноса, стоимости сопутствующих услуг (в частности, стоимости оборудования стенда при заказе стандартной застройки), взносов за Со-экспонентов, а также стоимости дополнительно заказанных услуг.

Стоимость предоставления необорудованной (оборудованной) площади, кроме стоимости предоставления самой площади, включает стоимость общей охраны, освещения, электропотребления, вентиляции, климатизации зала, уборки проходов, территории, переходов, уборки на стенде, вывоза мусора, художественного оформления Мероприятия, общей рекламы Мероприятия, установленного количества бэджей участника, входных билетов и парковочных пропусков, стоимость работы обслуживающего персонала Мероприятия. 

Стоимость регистрационного взноса, взноса за Со-экспонента, заочного участия включает: стоимость организационных расходов по работе с Заказчиком, стоимость публикации в официальном каталоге Мероприятия обязательной информации о Заказчике в установленном объеме, стоимость размещения информации в Интернет на официальном сайте Мероприятия, публикации на планах Мероприятия и в материалах почтовой рассылки потенциальным посетителям.

Стоимость заочного участия включает, кроме вышеуказанного, распространение Устроителем на Мероприятии печатных материалов Заказчика в установленном количестве.

 

Площадь надстраиваемого Заказчиком второго этажа стенда, подлежит оплате по специальному тарифу, устанавливаемому Устроителем.

 

Устроитель принимает платежи только по безналичному расчету. Не принимаются чеки, векселя и оплата по кредитной карте. Все расходы, связанные с банковскими переводами, относятся на счет Заказчика и не могут быть вычтены из суммы по Приложению.

 

1. 1. ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ И НЕСВОЕВРЕМЕННЫЕ ПЛАТЕЖИ

 

Подача Заказчиком заявки на участие в конкретном Мероприятии означает, что Заказчик согласен с расценками на участие, стоимостью и условиями участия и обязуется произвести полную оплату за Услуги Устроителя по данному Мероприятию. 

 

В случае отказа Заказчика от участия в Мероприятии или от части ранее заказанных площадей или услуг (только в письменной форме) не позднее, чем за 50 дней до открытия Мероприятия, Заказчик выплачивает Устроителю неустойку в размере 50% стоимости участия или стоимости данной части площадей или услуг. При отказе менее чем за 50 дней до открытия Мероприятия, Заказчик выплачивает неустойку в размере 85% стоимости заказанных услуг. Срок оплаты — 5 банковских дней сверх даты отказа. Регистрационный взнос Заказчику не возвращается.

В случае несвоевременной оплаты услуг, по усмотрению Устроителя, за каждый день просрочки начисляется пеня в размере 0,2% от неоплаченной суммы, но не более 20% от суммы платежа.

При наличии за неделю до открытия Мероприятия задолженности Заказчика по оплате услуг Устроителя, последний вправе не допустить Заказчика к участию в Мероприятии.

Кроме того, Устроитель также вправе не допустить Заказчика к участию в Мероприятии при невыполнении Заказчиком обязательств по предыдущим Мероприятиям, а также на основании несоответствия его продукции, печатных материалов, персонала и т.д. интересам и целям Мероприятия.

 

1. 1. ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

 

Ни одна часть экспозиции Заказчика, в том числе рекламные и информационные материалы не должны находиться за пределами отведенной ему площади. При нарушении данного условия Устроитель, после первого письменного или устного предупреждения, при непринятии Заказчиком немедленных мер к устранению помехи, оставляет за собой право удалить выходящие за пределы стенда предметы с территории выставки. 

 

Уполномоченная компания, отвечающая за монтаж на Мероприятии (в дальнейшем — «Генеральный застройщик»), устанавливает правила доступа  и работы на территории Мероприятия сторонних застройщиков, а также проводит экспертизу соответствия сторонних застройщиков требованиям выставочного центра. 

 

4.1 Стандартная застройка стенда

 

Для стандартной застройки стенда Заказчик заказывает у Устроителя оборудованную площадь со стандартным комплектом оборудования. Дополнительное оборудование может быть заказано у Устроителя в установленные сроки до начала монтажа. Монтаж производится Генеральным застройщиком в отведенные для этого сроки. При этом, Заказчик принимает на себя материальную ответственность за сдаваемое ему в аренду оборудование стенда. В случае утраты арендованного у Устроителя имущества, Заказчик выплачивает Устроителю стоимость утраченного имущества (без скидки), в случае повреждения возмещает стоимость ущерба. Заказчик своевременно в установленной форме согласовывает с Устроителем планировку Стенда. В противном случае, Устроитель помещает на стенд стандартный набор оборудования, а также за счет Заказчика размещает на фризе название Заказчика на основании имеющихся у Устроителя данных о Заказчике. 

Замки с ключами для дверей, витрин и т.д. выдаются Генеральным застройщиком в день заезда. 

Заказ дополнительного оборудования во время монтажа осуществляется через Генерального застройщика по специальным тарифам и при наличии у Генерального застройщика возможности выполнить заказ.

Стеновые панели и другие элементы конструкции должны быть сданы после Мероприятия в неповрежденном виде и очищены от остатков клейкой ленты и т.п. Запрещено прикрепление оборудования Заказчика к конструкциям стенда, приклеивание посторонних предметов к элементам конструкций, выполнение отверстий, прикрепление рекламных и др. материалов булавками, кнопками и т.д., без письменного согласования с Генеральным застройщиком. 

 

В дни монтажа или дни проведения Мероприятия, смонтированные/оформленные Генеральным застройщиком стенды не подлежат каким-либо самостоятельным (несогласованным с Устроителем) изменениям, полным или частичным демонтажным работам со стороны Заказчика и его контрагентов. В случае нарушения данного условия Заказчик подвергается штрафу согласно трехстороннему Акту, подписываемому Заказчиком, Устроителем и Генеральным застройщиком.

 

4.2 Эксклюзивная застройка стенда

 

Для эксклюзивной застройки заказанной у Устроителя необорудованной площади, Заказчик имеет право воспользоваться услугами Генерального застройщика, самостоятельно монтировать свой стенд или нанимать подрядчиков (в дальнейшем — «Застройщик»). Не позднее, чем за 30 дней до открытия Мероприятия, Заказчик должен сообщить Устроителю контактные данные Застройщика. 

 

Не позднее, чем за 30 дней до начала монтажа Мероприятия, для получения разрешения на работу на Мероприятии, Застройщик должен  оформить у Генерального застройщика допуск для монтажных работ на территории проведения Мероприятия, для чего Генеральным застройщиком проводится техническая экспертиза (по отдельному договору с Генеральным застройщиком). 

 

Не позднее, чем за 30 дней до открытия Мероприятия, Заказчиком или Застройщиком на утверждение Устроителю должны быть предоставлены две копии технического чертежа стенда Заказчика с указанием всех размеров. Места расположения электрощита, точек подключения телефонов и Интернет и т.п., надписи на фризах, номер стенда, а также суммарная мощность электрооборудования, используемого на стенде (включая освещение), должны быть четко обозначены на чертеже. Устроитель разрешает монтаж только после получения проекта дизайна стенда Заказчика. При несвоевременно поданной информации о суммарной мощности электрооборудования стенда, подключение производится за дополнительную плату при наличии возможности.

 

Устроитель не несет расходов по обеспечению экспонента специальными соединениями, переходниками, кабелем до места подключения электричества. 

Стенд должен быть оборудован огнетушителем; двухэтажный стенд оборудуется двумя огнетушителями и системой пожаротушения. Все материалы и оборудование, используемые в конструкции стенда, должны быть не горючими или пропитанными специализированной организацией специальными сертифицированными составами, иметь сертификаты на огнестойкость и пожаробезопасность от производителя на русском и английском языках. Оригиналы сертификатов предъявляются Устроителю, Генеральному застройщику и в пожарную инспекцию. 

 

Высота стенда Заказчика не должна превышать 2,5 м. Большая высота, в т.ч. двух- и многоэтажные стенды должны быть согласованы с Устроителем. Конструкция двухэтажного стенда должна иметь соответствующие нормам безопасности прочностные характеристики и соответствующие сертификаты, которые должны быть предоставлены Устроителю или Генеральному застройщику за 30 дней до открытия Мероприятия. На фризовой панели должны быть указаны название и номер стенда. При отсутствии фризовой панели название экспонента и со-экспонентов, а также номер стенда должны быть указаны на видном для посетителей выставки месте во фронтальной части стенда.

 

Перед началом монтажа стенда, Заказчик или уполномоченный представитель Заказчика должен убедиться, что расположение разметки под стенд соответствует общему плану выставки. При возникновении вопросов, следует обращаться к Генеральному застройщику или представителю Устроителя.

 

В случае нарушения этих условий Устроитель оставляет за собой право остановки или запрета монтажа стенда и удаления экспозиции Заказчика с Мероприятия.

 

1. 1. ВВОЗ И ВЫВОЗ ГРУЗОВ

 

Заказчик завозит и монтирует свое оборудование на Мероприятие только в день заезда в порядке и на условиях, установленных Устроителем. Во время работы Мероприятия доступ грузового автотранспорта на место погрузки для ввоза и вывоза оборудования Заказчика запрещен.

 

Демонтаж и вывоз оборудования производится только после официального окончания работы Мероприятия. В случае невозможности демонтажа и вывоза оборудования Заказчиком в установленный срок, Устроитель имеет право поместить оборудование на склад. Расходы Устроителя по транспортировке и складированию оборудования Заказчика последний возмещает Устроителю в полном объеме. Работа обслуживающего персонала Устроителя сверх установленного времени оплачивается дополнительно по установленным ставкам.

 

1. 1. ОХРАНА

 

Устроитель обеспечивает общую охрану и контрольно-пропускной режим в выставочных залах места проведения Мероприятия, не осуществляя при этом индивидуальную охрану экспонатов и имущества экспонентов. Устроитель не несет ответственности за сохранность вышеозначенного имущества и экспонатов.

 

Предоставление дополнительной (персональной) охраны стендов осуществляется уполномоченными службами  выставочного центра за отдельную плату по предварительной заявке Экспонента, или самостоятельно.

Заказчику предоставлено право находиться на стенде в установленное Устроителем время с момента снятия выставочных залов Мероприятия с общей охраны до момента сдачи выставочных залов под общую охрану.

Персональная охрана стендов и экспонатов Заказчика  после сдачи выставочных залов  под общую охрану  допускается только по согласованию с Устроителем при наличии письменного разрешения администрации выставочного центра. 

Заказчику рекомендуется закрывать на замки, опечатывать места хранения ценностей, покидать стенд, убедившись, что общая охрана Мероприятия взяла зал или данный стенд под наблюдение.

 

1. 1. РАБОТА НА МЕРОПРИЯТИИ

 

В силу взятых на себя ответственности и обязательств по организации и проведению Мероприятия, только Устроитель может устанавливать и интерпретировать правила поведения на Мероприятии и разрешать возникающие между Заказчиками, посетителями и др. лицами конфликты.

Устроитель обладает юрисдикцией в отношении всех внутренних вопросов на Мероприятии, включая закрытие экспозиции Заказчика при нарушении Заказчиком положений «Условий участия Ростов Экспо», без возмещения Заказчику неиспользованной части времени.

 

Заказчик обязуется соблюдать все инструкции внутреннего распорядка места проведения Мероприятия, правила техники безопасности, пожарной безопасности, санитарии и гигиены, а также нормы действующего законодательства, в том числе касательно защиты товарных знаков, авторских прав, распространения контрафактной продукции и несет полную материальную и иную ответственность за их нарушения. 

 

В часы работы Мероприятия представители Заказчика обязаны постоянно находиться на стенде.

 

Заказчику запрещается размещать или прикреплять к стенам, колоннам, полу, конструкциям и другим частям зданий и сооружений места проведения Мероприятия любые предметы без письменного разрешения Устроителя. При нарушении Заказчик подвергается штрафу, полностью покрывающему возникшие претензии.

 

Заказчик имеет право осуществлять на Мероприятии коммерческую или иную деятельность только в рамках законов государства, на территории которого проводится Мероприятие. Осуществление Заказчиком на Мероприятии любых видов медицинской деятельности не допускается без наличия  лицензий и разрешительных документов на данный вид деятельности в данном месте в данное время, предусмотренных законодательством государства, на территории которого проводится Мероприятие.

 

Допустимый уровень шума на стенде (усилители, микрофоны, колонки и т.п., используемое для работы Заказчика на стенде) – 75 дб. При поступлении жалоб на уровень шума на стенде Заказчика со стороны других участников выставки и третьих лиц, Заказчик обязан незамедлительно снизить уровень шума. Любая деятельность Заказчика, создающая помехи работе других участников или посетителей выставки, запрещена. При возникновении подобной помехи или поступлении жалобы со стороны других участников выставки и третьих лиц, Устроитель, после первого письменного или устного предупреждения, при непринятии Заказчиком немедленных мер к устранению помехи, оставляет за собой право принять меры к прекращению подобной деятельности Заказчика на Мероприятии, вплоть до обесточивания или закрытия стенда. При этом, возврат средств не производится. 

 

1. 1. СО-ЭКСПОНЕНТЫ

 

Заказчик оплачивает за каждого Со-экспонента установленный взнос. Со-экспонентом признается фирма, использующая площадь Заказчика для демонстрации своих товаров, и/или публикующая дополнительную надпись на фризе и/или размещающая свой персонал на стенде Заказчика и/или публикующая информацию о себе в официальном каталоге Мероприятия. 

 

Заказчик имеет право размещать стандартный объем информации Со-экспонента в официальном каталоге Мероприятия. 

 

1. 1. РЕКЛАМНЫЕ АКЦИИ

 

Заказчик может осуществлять рекламную деятельность только на выделенной ему площади. Какая-либо рекламная деятельность Заказчика или его Со-экспонентов вне площади Заказчика на территории выставочного центра и на подходе к нему без согласования с Устроителем запрещена.

 

1. 1. ОФИЦИАЛЬНЫЙ КАТАЛОГ МЕРОПРИЯТИЯ 

 

Для официального каталога Мероприятия Заказчик в установленные сроки по установленной форме предоставляет Устроителю информацию о своей организации. В случае ее непоступления в установленный срок, Устроитель помещает в официальном каталоге информацию о Заказчике на основании имеющихся у Устроителя данных.

 

В каталоге разрешена публикация информации только об участниках Мероприятия. Участие в официальном каталоге Мероприятия для Заказчика является обязательным.

 

Все товары, информация о которых размещена в официальном каталоге Мероприятия, подлежат обязательной сертификации, а деятельность по их производству и реализации — лицензированию. 

 

1. 1. ПРАВИЛА ПОЖАРНОЙ И ТЕХНИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ 

 

При нарушении Заказчиком и/или его контрагентами правил техники пожарной безопасности на Мероприятии Устроитель оставляет за собой право закрытия экспозиции Заказчика.

 

Для всех экспонатов, включающих в себя радиоактивные, пожаро- и взрывоопасные материалы, а также любые другие материалы, которые могут повредить здоровью или безопасности людей и помещений, должны быть соблюдены соответствующие правила безопасности. Заказчик должен иметь на стенде средства пожаротушения (огнетушители).

 

 

В целях пожарной безопасности запрещается: 

— оставлять тару и упаковочный материал на стенде или на прилегающей к нему территории; 

— использовать, хранить или перевозить внутри помещения бензин, ацетилен или любое другое огнеопасное вещество; 

— использовать открытое пламя;

— доступ посторонних лиц к местам подключения электроэнергии, электрощитам; 

— использование электронагревательных и др. устройств повышенной пожароопасности.

 

В случае если границы стенда Заказчика находятся в непосредственной близости от инженерных коммуникаций, демонстрация экспонатов не должна препятствовать свободному доступу к пожарным выходам, щитам, сигнализации, детекторам дыма, электрощитам, телефонным развязкам, воздуховодам и подводам воды. 

 

Присутствие на стенде Заказчика испорченных пищевых и иных антисанитарных продуктов и материалов не допускается.

 

1. 1. УСТНЫЕ ДОГОВОРЕННОСТИ 

 

Любые устные договоренности являются действительными только при наличии их письменного подтверждения Заказчиком и Устроителем или согласии обеих Сторон.

 

1. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И СТРАХОВАНИЕ

 

Заказчик несет ответственность на Мероприятии в том числе за своих Со-экспонентов. Заказчик несет ответственность за сохранность конструкций, мебели, прочего оборудования, сданного ему Устроителем во временное пользование. В случае нанесения на Мероприятии ущерба Устроителю или третьим Сторонам, связанным договорными отношениями с Устроителем, Заказчик возмещает убытки Устроителю или третьим Сторонам по согласованному между ними документу. 

 

Проблемы, связанные с несвоевременной доставкой грузов, с оформлением виз, авиабилетов не освобождают Заказчика от ответственности по Договору и Условиям Участия Ростов Экспо.

Заказчик самостоятельно несет ответственность за свои действия на Мероприятии перед другими участниками Мероприятия и перед государством, на территории которого проводится Мероприятие. 

 

Устроитель в любом случае не несет ответственности: 

— за утрату или повреждение экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Заказчику, его Со-экспонентам, агентам или лицам, работающим у Заказчика, или им приглашенным, а также за любые убытки, возникшие вследствие разрушения, несчастного случая, пожара, взрыва, повреждения водой и других опасностей; 

— за вред, причиненный личности служащих, агентов и других граждан, работающих у Заказчика, или им приглашенных, независимо от того, каким образом причинен этот вред;

— за действия Заказчика или других участников во время работы Мероприятия, в т.ч. если таковая деятельность повлекла ущерб третьих сторон.

 

При неправильном или неполном напечатании в Каталоге Мероприятия информации, поданной Заказчиком своевременно по установленной форме, по вине Устроителя, Заказчик имеет право на снижение платы за свою публикацию в той степени, в какой не была достигнута цель публикации. Какие-либо дальнейшие притязания на возмещение ущерба Заказчику полностью исключены. 

 

Устроитель не несет ответственности за потери Заказчика, связанные с сокращением, временным закрытием, отсрочкой Мероприятия по причинам от него не зависящим.

 

Заказчику рекомендуется оформить страхование персонала стенда, экспонатов и дополнительного оборудования на период нахождения на территории Мероприятия.

 

Стороны руководствуются законодательством Российской Федерации во всем, что не оговорено Договором и данными Условиями участия.     

 

 

Так же вы можете посмотреть на документ в формате  PDF и подписать его.